郵件開發信寫法 郵件營銷方案

郵件，作為開發客戶的重要手段和渠道之一，雖然簡單卻也讓眾多業務操碎了心。怎樣把郵件寫的更有技巧？怎樣最大化地利用郵件？

給客戶發過郵件後就沒有回信，這是讓很多外貿業務員感到困惑的一個難題。
「最近又開始開發客戶了，可是感覺按照之前的老套路去介紹自己公司之類的，並不能吸引客戶的眼球，很多都只傳個閱讀回條。請教其他老業務，說是要想到客戶心理去，可是該怎樣抓住客戶的心理呢？他都不回話，我怎麼才能知道他是怎麼想的呢？」
「我們是做燈具出口的，他進入這家公司以來一直都沒有拿到定單。我就通過採購網、B2B等途徑找到了幾百個郵件地址，也發送幾百封郵件，但結果是除了退信，竟然沒有得到一封回信。但有的同事發出去了20封郵件，卻收到5個客戶的回復，其中有3個已經談定寄送樣品事宜，只等最終確認。看似一樣的過程，為什麼結果相差如此之大？」
……

對策1：要對客戶做全方位瞭解
上海某外貿公司總經理陸凡表示，雖然郵件有點複雜，但外貿業務員如果能改進自己的聯繫方法，客戶回復率將會大大提高。客戶開發很沒有目的性，根本沒抓重點客戶，而是泛泛的聯繫，自然難有成果。
陸凡表示，第一要重在信息的獲得與篩選，要懂得利用搜索引擎。「首先，我要確定的是這些客戶是真實有效的；再者我可以確定他是購買我們相關產品的(數據按產品英文名字檢索的)；第三，因為這些數據裡邊有交易量，我能確定出來這個採購商的大小，是否和我們的生產能力相匹配。從這個渠道獲得一個真實的客戶消息(公司名字)，然後我都會通過搜索引擎瞭解客戶更詳細的產品信息、聯繫信息、市場信息等。」陸凡說。
獲取客戶資料後，要做充分的準備，不能蜻蜓點水，一看到客戶的郵箱，不多想就一封開發信發過去。因為你並不瞭解這個客戶，這種情形下你的開發信內容一定也是千篇一律的，何以讓對方心動呢？
「使用有效的工具確定真實有效的買家，同時大家多多利用搜索引擎，不同的關鍵詞有不同的結果。當然，不同的關鍵詞也有相同的結果，取其交集部分，定能讓你的信息更準確。」

陸凡表示，在寫開發信的時候，在大方向上有三點是需要注意的：
第一要自然，不要刻意，不要顯得做作。「最簡單的，你把一封郵件內容不變發5次，好比同一個人反覆給你打5次同樣內容的電話，你什麼感覺？要做到就像回到家和家人打招呼，看到老朋友聊家常一樣。」
其次要簡潔，80-100個單詞左右比較適宜，不會太少也不會太多，「別人都是有正常上下班工作時間的，上班時間需要處理各種事情，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此。我個人覺得，最簡單的句式其實是表達了最準確的意思。」
「最後，英語的用詞需要專業，專有詞彙給對方的感覺就是你就是做我這一行的，我們能更好的溝通交流。如果你什麼都不懂，這個縮寫需要對方解釋，那個縮寫要問什麼意思，你覺得客人會選擇你嗎？」 陸凡說。
對策2：及時回復並注重對郵件細節的完善

除此以外，要盡量細化，避免一些常見問題的出現，犯一些容易犯的問題。陸凡跟C週刊分享了他的心得：
1.及時有效地回復郵件。「及時」要求要準時回復郵件，一看到郵件，如果能直接判斷並針對詢盤給予答覆的話，就要馬上回復。但是，不管怎麼樣，看到郵件，哪怕是當時處理不了，也要先做一個簡單的回復，告知對方郵件已經收到。這是對客戶最起碼的尊重和重視。然後，對該公司進行分析，包括從他們的網站，公司名稱以及他留的電話號碼、地址等等去對這個客戶進行一個詳細的分析。

2.除了客戶需要的信息之外，我們要比客戶的期望多一點點。我們可以適當的多一點點相關的產品信息，但是客戶沒有問及的東西，最好適時而定。不主動過多介紹自己，這反而會給客戶一種很自信、很專業的印象。這種印象對你來說是非常重要的。另外，第一次聯繫客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟件攔截。

3.與客戶第一次聯繫，最好用HOTMAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HOTMAIL郵箱，因為垃圾郵件氾濫的原因，中國越來越多的郵件服務器被國外打入黑名單，你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，而用HOTMAIL郵箱一般不會有這方面的問題。

4.郵件中不要出現彩色字和藝術字，把郵件弄得很花哨，這是不專業的表現，通篇用一個字體，字號和黑色。不要全用大寫的字母寫郵件，除非是為了提醒客戶，將某個關鍵詞大寫，這是可以的。

5.郵件裡不要用Pls，Rds等縮寫詞。客人不喜歡和懶人做生意，他們會想：出口商居然懶到用B.Rgds代替Best Regards，那麼他們肯定也會懶得去做一個好產品。在客戶的節日裡適時送上你的祝福。在網上下載一些電子賀卡，給自己的客戶發一發，這樣可以拉近客戶之間的距離。

6.郵件標題最好是客戶求購的產品名稱和公司名字等，建議不要加其它的任何多餘語言，比如公司名字是EXPORT，行業是PLASTIC，這封郵件的內容是給一款產品報價，那麼主題可以寫Export Plastic/quotation of item A。這樣有一個好處，可以方便客戶以及你自己以後查找給客戶的信息，對於來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現在通過主題就很方便知道郵件大概內容是什麼，節省很多時間。

7.細節決定成敗。發郵件之前認真仔細的核對每一封郵件郵件。如果能做到沒有一個語法、單詞，甚至標點符號錯誤的話，那就最好不過了。格式正確，統一，郵件主題合理，拼寫無誤。所有發給客戶的郵件應該採用統一的格式。
「如果你已經做到以上這樣，而別人還不回復，那麼基本上只有以下幾種可能：對你產品不感興趣，不需要，有固定供應商了，垃圾郵件，非常忙沒空閒，結果就是沒回復，那你就可以放棄了。」

    簡單說一下郵件營銷開發信的注意要點吧。

    1）積極發信：在不降低質量要求的情況下，多多發送，天天發送。這是獲得大量潛在客戶的根本方法。

    2）耐心等待：無謂的擔心和期盼是浪費時間，發了之後就是等待，收穫是自然而然的。要想有多的回復，就只有在深入研究外貿開發信寫作技巧的基礎上，盡量多發送、不間斷地發送，要相信「功夫不負有心人」的古訓。

    3）精心回復：外貿開發不是一錘子的買賣，第一封開發信得到的往往只是詢問式的回音，需要你根據不同的情況，預先組織好相關的文字，再針對對方的詢問精心做出精準的回復。細節決定成敗，不要讓好不容易得來的潛在客戶第一聲回音，變成最後一次的絕響。

    4）規律跟進：需要按一定的時間間隔和內容，不斷有規律地跟進客戶。注意行業新聞、節假日、客戶生日等有意義的日期，這些都是跟進的好時機。作為專業的外貿企業和外貿人員，你要定期準備聯繫客戶和潛在客戶的通訊（newsletter），用以分享信息、聯絡感情。

要寫一封好的開發信，需要從以下幾個方面去考慮：
    1、郵件主題
    互聯網內容服務，其實就是標題注意力服務，好的標題+普通內容的瀏覽量遠遠大於普通的標題+好的內容，這是客觀存在的，郵件也是這樣。
    郵件標題在80%的程度上決定了你的郵件是否會被別人打開，也就是說決定了80%的整個郵件推廣效果。
    2、郵件內容
    郵件內容的設計包括整體風格、LOGO、字體、顏色、圖片等。郵件內容大致分為兩種，一種是告知信息、留電話、等成交這樣的居多。二是引導到網站上。對於第一種，按照營銷型的文案來說應該用盡可能簡短的文字描述出你能給客戶解決什麼問題，是規避不足還是帶來更大效益。其次是為什麼你能解決，你如何解決，為什麼找你解決。逐步引導消費者興趣。對以第二中，就需要更簡單，更有誘惑力的的文字，所謂曉之以理，動之以情，誘之以利了。
    3、不要加入附件
    大多數客戶收到有附件的郵件後是根本不會下載打開附件的，誰都不想浪費時間在這種促銷郵件上。要記住，任何人的時間都是很寶貴的，尤其要會為客戶節省時間，並且很多人都會認為附件是不安全的。
    4、使用附言
    儘管附言不是命令，它卻有強大的吸引力。通常，收件人讀一封郵件是先讀主題，然後掃瞄主要的詞句，再直接到附言。在附言裡重申你的提供和對客戶的利益。在附言，給收件人一個退訂郵件列表的方法，通常是在電子郵件底部加一個鏈接。

1、開發信標題
不同客戶的心理雖然各不相同，但總的來說都喜歡看到新穎，簡潔，最好帶點創造性的標題。
總體來說，只要在標題裡註明自己的產品，加上一點點新意，你的標題就會與那些群發的明顯與眾不同。
就我自己而言，我做空調業務，一般用的是
"Stay Cool With Us--*** air conditioner" 一語雙關;
或者"Your air, we care -- *** air conditioner" 押韻。
這裡只是拋磚引玉，希望大家多花點時間思考一下

2、標題也可以直接勇敢地使用一些有力度的疑問句，如:
Are you satisfy with your present supplier?
Are you tired of buing inferior *** product?
其他的等等

3、直接用 RE: 或者多個。RE:RE:RE: + title 作為開頭，第一時間引起客戶注意。如果客戶每天收發很多郵件，他不會在意你這樣做的。

4、引用CathyJo的方法：
寫開發信都是在充分熟悉客戶網站的基礎上，觀察他們網站的標語，然後就把相應的重要的放上去，人家一看這個標題很熟悉，就會打開來看的了。不管是誰，對自己企業的口號類標語總是會多看幾眼的

我和我的朋友們一直使用這幾種發法，受益頗多。希望大家也能對這些細節重新思考

5、"專業生產鋼材管件的廠家來自中國"
a quick way to descend your cost

nice to meet you in the canton fair----the quotation of ...
seeking to establish business relations
greetings from Canton Fair Friend
supply home textile products

6、附帶一點有用的東西
我以前經常用的一種。 找到客戶資料之後。首先在網上看客戶的經營的產品，我以前說過怎樣操作的，不再重複。

以前我會告訴客戶我是誰？哪個公司？做什麼產品的？一大堆介紹自己公司和產品範圍的文字，看著就頭疼，後來我的開發信進化了十幾個版本。

看到一封廣告信，如果主題不吸引人，一般客戶會直接刪掉，看都不看。如果主題設置的還可以，那客戶會打開看看，如果5秒鐘之內抓不住客戶的眼球，那就米機會老，我想他也會直接刪掉，除了他太需求你的產品，或者你的產品太金貴。

所以我的開發信一般只有三句話：

1）我是誰，什麼公司的，你是從中國進口。。。。產品麼？（提問題通常更容易引起關注）
2）我研究過你們的網站，知道你們經營什麼產品，我們可以提供這種產品而且說明我們在當地的bestseller是什麼，可以給你推薦，價格和參數見附件。
3）歡迎瀏覽我們的網站。